La mise en oeuvre de la délégation nécessite de savoir instaurer des priorités et d’être en mesure de distinguer les tâches urgentes de celles qui le sont moins ou tout à fait secondaires.
Le classement de vos activités
En classant vos activités par ordre de priorité, vous êtes sûr :
- de traiter d’abord les tâches importantes ou indispensables,
- de traiter les tâches en respectant leur degré d’urgence,
- d’achever efficacement votre tâche dans le délai que vous lui avez imparti,
- d’atteindre au mieux les objectifs fixés en fonction des circonstances,
- de déléguer toutes les tâches qui peuvent être prises en charge par d’autres que vous-même.
Pour bien classer chacune de vos tâches, il convient donc d’associer systématiquement les deux critères : Urgence et Importance. Pour cela, aidez-vous de la matrice d’Einsenhower ou grille des priorités.
Déléguer oui, mais quoi ?
Trois étapes sont nécessaires pour décider de ce que vous pouvez déléguer.
Etape n°1
Identifiez les tâches que vous et seulement vous pouvez faire : examiner votre charge de travail et identifiez des tâches, des projets ou les fonctions qui exigent vos compétences spécifiques ou votre niveau d’autorité. Ne déléguez aucune activité stratégique essentielle ou confidentielle.
Etape n°2
Triez le reste : voyez tout le reste dans votre liste et déterminez ce que d’autres peuvent facilement faire, ce qui exige de la formation pour que d’autres puissent le faire et ce qui a besoin d’être externalisé.
Etape n°3
Gardez ce qui vous rend heureux : ne donnez pas les choses que vous aimez le plus même si d’autres peuvent les faire. La délégation doit augmenter votre satisfaction au travail et non l’amoindrir.
Déléguer, c’est confier à une personne la réalisation d’une tâche, d’une mission ou d’un objectif. Outil fondamental du management, une délégation réussie peut permettre de motiver à la fois celui qui délègue et celui qui se voit confier de nouvelles responsabilités.
Déléguez les tâches :
- qui prennent régulièrement beaucoup de temps,
- qui permettent de développer les compétences, les aptitudes des collaborateurs en leur apportant une expérience et un épanouissement « global »,
- que le collaborateur est capable de bien exécuter,
- qui sont suffisamment difficiles pour stimuler le collaborateur,
- pour lesquelles vous êtes le moins qualifié,
- qui augmenteront le nombre de personnes susceptibles d’accomplir les travaux essentiels ou urgents.
Ne déléguez pas les tâches :
- dont le but ou l’objectif ne peut être clairement défini,
- qui relèvent essentiellement de la gestion,
- dont la responsabilité est partagée, ce qui amènerait le collaborateur à considérer qu’il fait votre travail de cadre,
- qui sont assorties d’un pouvoir disciplinaire, ce qui amènerait le collaborateur à user de la menace ou de la discipline pour avoir gain de cause,
- décisionnelles concernant les objectifs particuliers de votre service ou de votre patron,
- décisionnelles concernant la direction, les plans futurs ou un grand nombre d’employés.
Déléguer oui, mais à qui ?
Au-delà du gain de temps parfois sous-estimé et de la gestion optimale des priorités, la délégation permet de travailler davantage en équipe et de valoriser tous les talents grâce à une organisation plus réactive.
Pour que la personne choisie réussisse dans sa nouvelle activité, elle doit répondre à trois critères :
Critère n°1
Son niveau d’autonomie, sa capacité, sa compétence à exécuter la tâche.
Critère n°2
Son intérêt, sa motivation dans la réalisation de la tâche.
Critère n°3
Sa charge de travail actuelle.
Une délégation efficace s’adresse à un collaborateur:
- compétent ou susceptible de le devenir,
- à qui vous faites confiance,
- motivé qui demande à prendre des initiatives,
- qui dispose de temps pour gérer les missions confiées dans le champ de ses activités.
Quelques conseils
Lorsque l’on délègue une tâche ou une mission, il faut souvent accepter que le collaborateur en charge ne procède pas nécessairement comme on l’aurait fait. Plus vous lui ferez confiance en lui laissant cette latitude d’action, plus il sera motivé.
Varier les collaborateur à qui l’on délègue est essentiel. Ils auront ainsi le sentiment de se voir proposer des opportunités équitables d’apprendre et d’être valorisés.
Les personnes démotivées ne doivent pas être exclues de la délégation car celle-ci peut au contraire constituer une opportunité de ranimer leur motivation.
Savoir déléguer et responsabiliser – Une formation Excellens Formation pour apprendre les techniques de délégation afin de développer les compétences et l’autonomie des collaborateurs, mais aussi mieux organiser le travail collectif et individuel.
